كيفية أرشفة ملفاتك الرقمية بشكل صحيح

الاقتراح الأصلي إن كتاب “الويب العالمي”، الذي كتبه تيم بيرنرز لي في عام 1989، يعتبر جزءًا مهمًا من تاريخ الإنترنت. كما أنه لا يمكن فتحه على أجهزة الكمبيوتر الحديثة.

حاول جون جراهام كومينج، وهو مهندس برمجيات وكاتب بريطاني، فتح مستند Word الذي يحتوي على الاقتراح. فشلت الإصدارات الحديثة من Microsoft Word وApple Pages في فتح الملف، كما أوضح في منشور على مدونته. نجح برنامج LibreOffice مفتوح المصدر في فتح الملف، وإن كان بتنسيق غير منظم. وفي النهاية عثر جراهام كومينج على ملف PDF تم تصديره بواسطة CERN في عام 1998، وكانت هذه هي الطريقة الوحيدة التي تمكن بها من رؤية المستند كما كان موجودًا في عام 1989.

من المثير للقلق أن قطعة مهمة من التاريخ، بتنسيق ملف شائع كهذا، قد تُفقَد بالكامل تقريبًا مع مرور الوقت وتحديثات البرامج. قد يتساءل أي شخص لديه مجموعة من المستندات الرقمية القديمة والصور ومقاطع الفيديو عما إذا كان نفس الشيء سيحدث لملفاته، وهو النوع من الأسئلة التي يتعامل معها أمناء الأرشيف الرقمي طوال الوقت، كما اتضح. لذا تواصلت مع أحد هؤلاء.

يقول لانس ستوتشيل، مدير خدمات الحفظ الرقمي في جامعة ميشيغان: “عشرون عامًا في المجال الرقمي هي فترة قديمة”. وكثيرًا ما يُكلف فريقه باستعادة الملفات الرقمية من أجهزة الكمبيوتر القديمة ووسائل التخزين. “لدينا مختبر يمكنه التعامل مع الوسائط القديمة – محركات الأقراص المرنة والأقراص المضغوطة وأجهزة الكمبيوتر القديمة. يمكننا إزالة هذه الوسائط من هذه الأنواع من الوسائط ونقلها إلى نظام الحفظ الخاص بنا مع ضمان عدم إفسادها أثناء قيامنا بذلك”.

ولكن إخراج الملفات من القرص ليس سوى الخطوة الأولى: إذ يتعين عليك بعد ذلك فتحها وتركها في حالة يمكن فتحها لعقود قادمة. وهذه المهمة أعطت ستوتشيل سبباً للتفكير في استراتيجيات للحفاظ على الوثائق لأطول فترة ممكنة. وسألته عما ينبغي لنا نحن الذين لا نعمل في مجال الأرشيف المهني أن نفعله لضمان بقاء ملفاتنا لعقود قادمة.

استخدم التنسيقات المفتوحة

لم يعد من الممكن فتح مستند Word الذي ذكرته سابقًا باستخدام Microsoft Word لأن البرنامج تغير بمرور الوقت. وهذا جزء من التحدي المتمثل في أرشفة الملفات الرقمية.

يقول ستوتشيل: “في حالة الأشياء المادية، كلما قلّت فترة النظر إليها، كلما طالت مدة بقائها. أما في حالة الأشياء الرقمية، فإننا نكافح باستمرار ضد التقادم. فمع انتقال الملف عبر الزمن، يفقد المعلومات”.

إن التحديثات التي تطرأ على برامج مثل Microsoft Word تعني أن الملفات التي كانت تُفتَح بشكل جيد في الثمانينيات لا تُفتَح في عشرينيات القرن الحادي والعشرين. وجزء من المشكلة هو أن Microsoft، وفقط Microsoft، هي التي تتحكم في تنسيق الملف، أو حتى تعرف كيف يعمل. ولهذا السبب، يقول ستوتشيل إنه يشجع الناس على تصدير الملفات بتنسيق ملف مفتوح – وخاصة الملفات التي يريدون الاحتفاظ بها في متناول اليد على المدى الطويل.

بالنسبة للمستندات، يوصي ستوتشيل بتنسيق PDF/A، وهو معيار مفتوح مبني على تنسيق PDF من Adobe والذي يتضمن كل ما يحتاجه الملف لفتحه، بما في ذلك الخطوط المستخدمة في المستند. يدعم كل من Microsoft Office وLibreOffice وAdobe Acrobat التصدير إلى تنسيق PDF/A، مما يعني أنه من السهل نسبيًا إنشاء مثل هذا الملف. يوصي ستوتشيل بأرشفة أي مستند تريد الاحتفاظ به بهذا التنسيق.